Jobdesk Recruitment Head, Tugas dan Tanggung Jawab

A. Sekilas Tentang Recruitment

Dalam sebuah perusahaan, posisi recruitment merupakan posisi yang sangat penting. Hal ini dikarenakan posisi ini merupakan filter awal yang menyaring kualitas dan kapasitas calon karyawan yang akan direkrut dan memulai karir di perusahaan tersebut. Tentunya kita semua telah mengetahui bahwa recruitment berasal dari bahasa inggris yang memiliki arti merekrut atau mengajak sesorang atau suatu kelompok untuk bergabung dalam suatu organisasi, pekerjaan, himpunan, dan kumpulan lainnya. Karenanya bagian ini memang memiliki spesialisasi dalam hal perekrutan dan tentunya memiliki pengetahuan yang luas terhadap perekrutan itu sendiri dimulai dari cara merekrut, cara memilih, cara menilai dan cara mendidik calon karyawan baru yang akan berkarir. Divisi recruitment ini biasanya berada di bawah kordinasi HRD (Human Resource Department). Tapi terkadang pada perusahaan dengan mobilitas karyawan yang tinggi (banyak yang sering keluar masuk) , Divisi Recruitment ini akan memiliki divisi tersendiri meskipun ranahnya masih berada di bawah manajemen HRD. Hal seperti dimaksudkan agar divisi rekrutmen ini memiliki otoritas yang maksimal dalam proses seleksi dan perekrutan karyawan, karena tidak bisa dipungkiri, terkadang ada pihak pihak nakal yang masih saja melakukan nepotisme di perusahaan sehingga banyak talenta berbakat yang terbuang hanya karena tidak memiliki link atau kenalan di perusahaan yang dia lamar.  

Di divisi Recruitment ini biasanya terdapat beberapa posisi yang mengisi, diantaranya ;

- Recruitment Head

- Supervisor Recruitment

- Staff Recruitment

- Recruitment Officer

Dalam proses pelaksanaannya, sebenarnya keempat bagian itu memiliki jobdesk atau tugas yang sama, hanya saja mungkin tanggung jawab yang diemban oleh masing-masing posisi itu berbeda beda. Di postingan kali ini hanya Recruitment Head yang akan dibahas, tapi anda bisa mengklik daftar posisi yang di tulis diatas untuk informasi mengenai jabatan lainnya terkait Divisi Recruitment ini. 

B. Pengertian Recruitment Head

Seperti telah dibahas sebelumnya, Recruitment maupun Head berasal dari bahasa Inggris yang memiliki arti masing-masing, Recruitment adalah perekrutan, mengajak, atau menghimpun seseorang atau golongan untuk ikut berpartisipasi atau bergabung dalam suatu organisasi atau golongan demi mencapai tujuan bersama, sedangkan head bisa diartikan kepala, atau seseorang yang mengepalai. Jadi Recruitment Head bisa diartika seseorang yang memimpin dan mengepalai proses penerimaan dan penyaringan karyawan baru. 

C. Tugas Recruitment Head

Dalam pengerjaannya, Recruitment head bertugas untuk;

a. Mengatur dan mengembangkan materi recruitment

Seiring dengan perkembangan teknologi dan informasi, seorang Recruitment Head bertugas untuk mengembangkan materi uji dan mengaturnya sedemikian rupa agar terlihat lebih unik serta memberikan hasil uji yang maksimal demi kelancaran kerja perusahaan. Hal ini bisa dimaksudkan, jika dulu mungkin dilakukan tes tangan, maka dengan perkembangan teknologi saat ini, bisa dilakukan tes secara online atau berbasis internet sehingga lebih efisien dan efektif.

b. Mengontrol, mengatur, dan update rencana tenaga kerja

Seorang Recruitment Head harus elakukan observasi terhadap departemen lain dan membuat agenda terkait pengadaan karyawan baru, hal ini bertujuan agar tidak terjadi kekosongan karyawan yang bisa membuat kinerja perusahaan menjadi terhenti dikarenakan terdapat kekosongan karyawan pada bagian yang vital. Selain mengupdate informasi ini, Recruitment Head juga bertugas untuk mengontrol jumlah tenaga kerja yang akan diterima, bisa dibilang jika terdapat kandidat yang multitasking dan dapat memenuhi kebutuhan perusahaan dengan kemampuannya , maka itu yang diprioritaskan. Hal ini dikarekanan selain bertugas untuk mencari karyawan baru, recruitment head juga harus memikirkan efisiensi dan perampingan budget perusahaan terkait penggajian karyawan.

c. Menyiapkan laporan bulanan dan mingguan

Setelah pekerjaan-pekerjaanna terkait hal itu selesai, seorang recruitment head juga bertuga untuk membuat laporan bulanan dan mingguan agar kinerjanya bisa dievaluasi kedepannya. 

d. Mengontrol dan memonitor iklan lowongan

Setelah terdapat informasi akurat mengenai jumlah dan divisi yang membutuhkan karyawan baru,  recruitment head harus membuat iklan lowongan kerja, baik itu secara online maupun secara ofline, dengan dibantu oleh staff nya, recruitment head bertugas memonitor iklan lowongan ini dan memperhatikan setiap detail update nya.

e. Berkordinasi dengan agen perekrutan

Jika dirasa perlu, Recruitment Head juga bisa bekerja sama dengan agen perekrutan yang dipercaya untuk melakukan jasa perekrutan karyawan baru. Hal ini dimaksudkan agar Divisi recruitment bisa lebih teliti dalam memilih karyawan baru, pun selain itu, jika memang dibutuhkan banyak karyawan baru dalam waktu yang singkat, maka jasa agen rekrutment ini akan sangat bermanfaat bagi perusahaan, terutama bagi divisi rekrutmen di perusahaan terkait. 

f. Mendesain iklan lowongan

Jika informasi mengenai jumlah karyawan baru yang dibutuhkan telah fix, salah satu tugas yang harus dilakukan oleh seorang Recruitment Head adalah mendesain iklan lowongan kerja yang akan di share di media online maupun offline. Meskipun pada kenyataannya, untuk tugas ini bisa dibantu oleh staff recruitment atau bagian desain yang benar benar memahami desain.

g. Melakukan seleksi kerja

Setelah proses diatas terlaksana dengan baik, maka tugas selanjutnya dari Recruitment Head dengan dibantu oleh para bawahannya adalah melakukan langkah langkah perekrutan yang bisa dipaparkan sebagaimana di bawah ini;

1. Screening

Screening disini bisa juga diartikan filtering, hanya saja biasanya proses screening yang dilakukan oleh bagian recruitment hanya terbatas pada dokumen dokumen baik itu utama atau pendukung yang diberikan oleh calon kandidat karyawan. Dalam proses screening ini seorang Recruitment Head dibantu oleh bawahannya melakukan pengecekan terhadap keabsahan dan keaslian dari dokumen tersebut agar kandidat yang diterima atau lanjut pada proses selanjutnya benar benar seperti yang diharapkan oleh perusahaan. Setelah didapat calon kandidat yang memenuhi persyaratan yang diajukan oleh perusahaan, serta bisa dipertanggungjawabkan keaslian dan keabsahan dokumennya, maka divisi recruitmen selanjutnya melakukan summary atau pengumpulan data dan menjadikannya satu bundle untuk kemudian dijadikan bahan pertanyaan dan analisa saat kandidat tersebut dating untuk melakukan interview dengan bagian recruitment.

2. Melakukan pertemuan dengan kandidat

Lanjut pada tahap kedua, setelah screening dan summary selesai dilakukan, Recruitment Head akan mengatur jadwal pertemuan dengan calaon kandidat karyawan untuk melakukan interview. 

3. Mengumpulkan review tekait CV dan sertifikast serta testimoni yang dimiliki kandidat

Setelah Interview dilakukan, Recruitment Head dibantu oleh para staff melakukan pengumpulan data atas jawaban-jawaban serta testimony dari para kandidat untuk kemudian menyerahkan hasil interview tersebut ke Kepala Divisi atau Kepala Departemen lain yang membutuhkan karyawan terkait untuk melakukan Interview lanjutan.

D. Tanggung Jawab Recruitment Head

Dalam kerjanya, Seorang Recruitment Head memiliki Tanggung Jawab Untuk

1. Merekrut Karyawan Baru yang sesuai dengan ekspektasi perusahaan

2. Memastikan Keaslian dan Keabsahan Dokumen seperti Ijazah dan Pengalaman Kerja dari calon kandidat bisa dipertanggungjawabkan keabsahannya.

3. Memastikan Kandidat yang diterima merupakan kandidat yang terbaik

4. Memastikan penerimaan karyawan sesuai dengan target yang ditentukan oleh perusahaan

5. Memastikan laporan rekrutmen tersusun rapid an bisa dipertanggungjawabkan setiap bulannya terhadap Manager HRD

E. Kualifikasi Recruitment Head

Dari segi pengalaman, bagi anda yang berminat untuk mengisi posisi ini, seorang recruitment head biasanya dituntut untuk memiliki pengalaman di bagia HRD, khusunya recruitment Officer atau Petugas Rekrutment selama minimal 5 Tahun, atau bisa juga dipertimbangkan jika pernah menjadi manager di bidang rekrutmen atau HRD selama minimal 3 Tahun.  Dari segi pendidikan, biasanya seorang yang berpengalaman dengan background pendidikan Psikologi dengan strata Sarjana (S1) akan sangat disukai, terlebih lagi jika anda memiliki gelar Master (S2)

F. Keterampilan Khusus

Selain Kualifikasi yang disebutkan di atas, seorang Recruitment Head juga diharapkan memiliki kemampuan untuk berbicara dengan baik, atau memiliki kemampuan komunikasi diatas rata-rata, memiliki naluri selektif, memiliki kemampuan untuk bekerja dengan target dan memiliki kemampuan untuk berada dibawah tekanan. 

Itulah Jobdesk, tugas serta tanggung jawab dari Recruitment Head yang bisa dibahas, semoga artikel ini bermanfaat. Jobdesk yang dijabarkan ini, tidak terbatas hanya pada satu bidang usaha saja, tapi bisa diterapkan dalam segala aspek/bidang kerja perusahaan seperti, Manufaktur, Jasa, Perhotelan, Teknik, dan lain-lain.