Jobdesk Account Payable, Tugas dan Tanggung Jawab

A. Pengertian Account Payable

Dalam menunjang stabilitas dan dan eksistensi perusahaan, diperlukan dua faktor pendukung utama yaitu proses produksi dan proses jual beli. Hal ini ditujukan agar terjadi keseimbangan cashflow perusahaan. Dibagian Akunting atau Finance di perusahaan pastinya anda akan sering mendengar istilah Account Payable, Apa pengertian Account Payable ini?. Masih berada dalam ranah akuntansi, Kata Account Payable berasal dari bahasa Inggris yang memiliki arti Account = Akun, dan Payable = Pembayaran atau pengeluaran, karena payable berasal dari kata Pay yang berarti membayar. Bila diartikan secara Harfiah, Account Payable ini memiliki artian akun atau transaksi yang dibuat oleh perusahaan untuk dibayar oleh perusahaan, atau dalam kata lain transaksi pengeluaran yang harus dibayarkan oleh perusahaan. Lebih sederhananya lagi Account Payable ini bisa diartikan transaksi pembelian yang dilakukan oleh perusahaan. Sebenarnya tidak ada posisi Accout Payable diperusahaan, tapi lebih tepatnya Account Payable Staff, Staff Akun Payable, Atau Account Payable Officer. Untuk lebih jelasnya mengenai Account Payable Silakan lanjut ke Jobdesk atau Tugas dan tanggung Jawab seorang Account Payable Staff di bawah ini.

B. Tugas Account Payable Staff

Dalam pekerjaannya seorang Account Payable Staff atau Account Payable Officer memiliki tugas untuk ;

1. Melakukan kordinasi dengan bagian bagian yang terkait dengan Supply Chain (Warehouse, Produksi, Purchasing, Sales dan vendor)

Di dalam bagan perusahaan, setiap proses pembelian selalu melibatkan banyak pihak dari mulai bagian purchasing, Maketing dan Sales, serta bagian Storing (Gudang), siklus ini biasa disebut Supply Chain alias Rantai Suplai. Seorang admin Account Payable sudah seharusnya benar benar memahami siklus rantai suplai ini, hal ini dikarenakan bagian Account Receivable merupakan posisi vital yang harus memastikan keberadaan barang sebelum melakukan pembayaran. Kordinasi dengan bagian bagian yang terikat dengan supply chain tentunya akan membuat kinerja seorang Account Payable lebih mudah dan lebih cepat.

2. Melakukan Analisa terhadap kegiatan pembelian (Purchase atau Purchasing)

Tidak semua orang seelalu benar, agar lebih terlihat kredibel dalam bekerja, seorang Staff Account Payable tentunya harus melakukan pengecekan ulang terhadap dokumen dokumen pembelian yang ada di bagian purchasing. Hal ini dimaksudkan agar tidak terjadi kesalahan kedepannya. Purchase Order (PO) yang telah disahkan oleh manajer pembelian harus dicek ulang karena terkadang metode pembayaran dari suatu produk yang dipesan oleh perusahaan juga berbeda beda.

3. Melakukan Pencatatan terhadap kegiatan pembelian tersebut

Segala sesuatu yang berkaitan dengan proses pembelian dan harus dibayar, maka hal itu harus masuk ke dalam catatan besar seorang Staff Account Payable. Hal ini dimaksudkan, jika kedepannya terjadi kekeliruan, maka keputusan akan dilihat berdasarkan fakta yang ada 

4. Melakukan Pembayaran terhadap Pembelian yang sudah absah sesuai perjanjian.

Jika semua tahap diatas telah terlewati, tugas pamungkas dari seorang Account Payable Staff adalah melakukan pembayaran. Sebagai catatan, ada tig abentuk pembayaran yaitu :

a. Pembayaran CAD (Cash After Delivery)

Pembayaran jenis ini memiliki artian, perusahaan (Account Payable) membayar jika barang sudah diterima oleh perusahaan.

b. Pembayaran CBD (Cash Before Delivery)

Pembayaran jenis ini memiliki artian, perusahaan (Account Payable) membayar sebelum barang diterima oleh perusahaan.

c. Pembayaran 2 Tahap, Down Payment (DP) dan pelunasan

Untuk jenis pembayaran yang ini perusahaan memberikan Down Payment sebagai tanda jadi pada saat barang yang dibeli belum selesai dan dilunasi pada saat barang yang dipesan sudah diterima oleh perusahaan.

5. Membuat laporan dan Neraca pembelian

Setiap mingguan atau bulanan, seorang Account Payable Staff akan membuat laporan yang akan ia pertanggungjawabkan terhadap supervisor AR atau Manager AR. 

C. Tanggung Jawab Account Payable Staff

Seorang Accout Payable Staff atau Account Payable Officer bertanggung jawab untuk ;

1. Memastikan keseimbangan cashflow perusahaan, hal ini hanya dapat dilakukan dengan berkordinasi secara menyeluruh dengan bagian dari supply chain atau rantai supply, seperti bagian sales marketing, Gudang, Bagian Purchasing, Dan Bagian Account Receivable yang merupakan lawan dari Account Payable.

2. Memastikan dokumen dan arsip arsip yang berkaitan dengan pembelian perusahaan (akun yang harus dibayar) dianalisa dan di cek dengan baik.

3. Memastikan segala pembelian yang dilakukan oleh perusahaan dicatat dengan baik.

4. Memastikan pembayaran terhadap barang yang sudah diterima oleh perusahaan atau belum diterima tapi telah dilakukan kesepakatan sebelumnya terlaksana dengan baik sesuai kesepakatan.

5. Memastikan Laporan mingguan dan bulanan terkait pembelian perusahaan dilaporkan pada manajer atau supervisor untuk dipertanggung jawabkan.

D. Kualifikasi Staff Account Payable

Untuk menjadi seorang Account Payable, biasanya dibutuhkan seorang sarjana akuntansi yang berpengalaman di bidangnya minimal 1 tahun. Kandidat dengan strata pendidikan yang lebih rendah juga bisa masuk asalkan memiliki pengalaman yang sama mumpuni di bidang Account Payable atau Account Receivable, atau minimal pernah bekerja dibagian yang memiliki keterkaitan dengan Bagian Account Payable seperti Bagian Purchasing atau Payroll.

E. Keahlian Khusus

Sebagai seorang yang akan bekerja berhubungan dengan finance atau keuangan tentunya hal non akademik yang akan sangat diminta oleh perusahaan dari kandidat adalah memiliki ketelitian yang luar biasa. Karena tanpa disadari bagian ini merupakan salah satu bagian yang sangat vital dalam menjaga stabilitas cashflow perusahaan. Selain itu, kandidat dengan kemampuan analisa yang baik juga akan sangat diminati untuk mengisi posisi ini, apalagi jika ditunjang dengan kemampuan berbicara yang baik pula baik dalam bahasa local maupun bahasa asing (minimal 1 bahasa asing – pasif). Secara non akademis mungkin itu saja keahlian khusus yang biasanya diminta oleh perusahaan untuk mengisi posisi ini. Untuk keahlian lainnya, jika anda memiliki kemampuan dalam aplikasi besar perusahaan seperti SAP dan aplikasi untuk finance seperti Microsoft Excel atau Accelera, tentunya hal itu akan sangat membantu anda.

Sekian postingan mengenai Jobdesk, Tugas dan Tanggung Jawab Account Payable di perusahaan. Jika dirasa artikel ini bermanfaat silakan dishare, jika terdapat kesalahan atau kekurangan silakan ditambahkan di kolom komentar.