Jobdesk Manajer Administrasi, Tugas dan Tanggung Jawab

A. Sekilas Tentang Manajer Administrasi

Manager Administrasi atau dalam Bahasa Inggris disebut Administration Manager, merupakan salah satu posisi yang vital dalam suatu perusahaan. Seperti diketahui sebenarnya level sekelas Manager adalah posisi decision maker, atau pembuat keputusan. Jadi tanggung jawab yang di emban oleh pegawai kelas manager ini tentu lebih besar, Tak heran jika gaji pegawai sekelas manager sangatlah besar. Pastinya anda tahu bahwa yang disebut dengan administrasi adalah segala hal yang berkaitan dengan kelengkapan berkas dan pendataan serta persyaratan lainnya demi menunjang suatu proses kerja. Dan manager berasal dari bahasa inggris, manage yang berarti mengatur. Jadi pengertian manajer administrasi secara harfiah mungkin sosok yang melakukan pengambilan keputusan atau membuat aturan secara berkala terkait kelengkapan, pendataan, dan pemenuhan syarat dari berkas berkas yang berguna untuk menunjang sebuah proses kerja.

B. Tugas Manajer Administrasi

Melakukan Perencanaan Proses Kerja

Dalam kesehariaannya di perusahaan, Tugas utama seorang manajer administrasi adalah mlakukan perencanaan dan koordinasi dengan pihak pihak lain di perusahaan terkait prosedur dan sistem administrasi yang diterapkan serta dan merancang cara untuk merampingkan proses demi efisiensi perusahaan.

Melakukan Perekrutan Pegawai

Selain tugas utamanya di atas, seorang manajer administrasi juga memiliki tugas untuk melakukan perekrutan dan pelatihan pegawai agar mempunyai kemampuan sesuai dengan yang diharapkan oleh perusahaan. Selain itu Manager Administrasi juga memiliki tugas untuk mengatur pembagian tanggung jawab bagi tiap tip pegawai dan pembagian posisi ruang kantor. 

Melakukan Penilaian atas Kinerja Pegawai dan Melakukan Evaluasi

Tugas lainny dari seorang manajer administrasi adalah melakukan penilaian terhadap kinerja pegawai dan melakukan evaluasi agar terjadi filtering secara alami bagi pegawai yang memiliki kans untuk maju dan bertahan di perusahaan dengan karyawan yang itdak memiliki kans. Bisa juga dengan memberikan pengarahan dan pendidikan secara mendalam terhadap karyawan yang memiliki potensi namun belum menemukan momentum yang tepat.

Memastikan Ketersediaan Data

Dalam dunia kerja dalam ranah industri apapun, data dan inormasi adalah al yang sangat pentng karena banyak sekali proses kerja perusahaan yang bergantung pada informasi ini. Manager Administrasi bertugas untuk memastikan ketersediaan arus informasi ini untuk memfasilitasi operasi bisnis perusahaan lainnya.

Mengelola Dadwal dan Tenggat Waktu

Dalam hal administrasi terkadang ada kendala yang terjadi tugas manajer administrasi selanjutnya adalah melakukan pengelolaan jadwal processing data ini agar tidak melewati target atau tengat waktu yang ditentukan.

Mengelola fasilitas dan inventoris

Dalam perusahaan, fasilitas dan inventoris yang disediakan oleh perusahaan adalah poin yang sangat penting. Dalam hal ini, seorang manajer administrasi memiliki tugas untuk memantau persediaan perlengkapan kantor dan melakukan pembelian fasilitas atau inventoris baru dengan memperhatikan batasan anggaran.

Memantau biaya pengeluaran dan membantu penyusunan anggaran

Bersama dengan manajer dari divisi lainnya, seorangmanajer administrasi saling bahu membahu untuk menekan pengeluaran perusahaan dan memastikan penyusunan anggaran perusahaan kedepannya terorganisir dengan baik dan tidak merugikan perusahaan.

Memastikan operasi administrasi mematuhi kebijakan dan peraturan

Meskipun dibantu oleh para staff yang memiliki keahlian mumpuni,seorang manajer administrasi memiliki tugas untuk melakukan penelitian dan pengawasan terhadap pegawainya agar kinerja dan proses pengerjaan administrasi sesuai dengan kebijakan dan aturan perusahaan.

C. Tanggung Jawab Manajer Administrasi.

• Memastikan Perencanaan Proses Kerja Tersediadan Bisa Dipertanggung jawabkan
• Memastikan Proses Perekrutan Pegawai Berjalan lancar dan Pegawai yang direkrut sesuai dengan ekspektasi perusahaan.
• Memastikan Kinerja Pegawai sesuai dengan ekspektasi perusahaan
• Memastikan Ketersediaan Data
• Memastikan Pengelolaan Jadwal dan Tenggat Waktu administrasi sesuai dengan yang ditargetkan.
• Memastikan fasilitas dan inventoris perusahaan terjaga dengan baik.
• Memastikan biaya pengeluaran dan penyusunan anggaran seefisien mungkin.
• Memastikan operasi administrasi mematuhi kebijakan dan peraturan

D. Kualifikasi Manajer Aministrasi

Manajer administrasi yang hebat dan diinginkan oleh perusahaan diharuskan memiliki kemampuan komunikasi dan organisasi yang baik. Kandidat yang berpengalaman dalam prosedur dan kebijakan departemen administrasi akan menjai kandidat yang ideal untuk mengisi posisi ini. Seorang Manager Administrasi diharapakan secara aktif mampu menemukan cara baru untuk melakukan pekerjaan dengan lebih efisien. Tujuannya adalah untuk memastikan semua kegiatan pendukung dijalankan secara efisien dan efektif sehingga memungkinkan operasi lain berfungsi dengan baik dan sinergis.
Untuk poin lain biasanya akan dicari kandidat yang memiliki pengalaman sebagai manajer administrasi atau minimal di kelas supervisor serta  memiliki pemahaman mendalam tentang prosedur manajemen kantor dan kebijakan departemen dan hukum hukum yang terkait.  Memahami dengan baik prinsip pengelolaan keuangan dan fasilitas kantor juga bisa menjadi poin tambahan.
Secara non teknis lainnya, seorang manajer administrasi diharapkan memiliki pikiran analitis dengan kemampuan untuk memecahkan masalah secara tepat dan  kemampuan organisasional dan multitasking yang sangat baik. Serta memiliki jiwa kepemimpinan. Untuk segi pendidikan, seorang kandidat dengan strata pendidikan minimal S1 atau lebih di jurusan administrasi Bisnis akan lebih dipertimbangkan. Jurusn lain dengan pengalaman di bidang yang sama juga bisa mencoba mengisi posisi ini.

Itulah deskripsi singkat mengenai tugas dan tanggung jawab manajer Administrasi. Jika dirasa artikel ini bermanfaat silakan dishare, jika terdapat kesalahan atau kekurangan, silakan ditambahkan di kolom komentar.
 

Salam