Jobdesk Accounts Administrator, Tugas dan Tanggung Jawab

A. Pengertian Account Administrator

Sebelum kita membahas tugas account administrator, ada baiknya kalau anda mengetahui terlebih dahulu apa pengertian dari Account Administrator itu sendiri. Dari segi etimologi Account Administrator ini sendiri berasal dari Bahasa Inggris dimana account ini berarti segala hal yang berkaitan dengan account atau biasanya dikaitkan dengan utang dan piutang perusahaan, sedangkan administrator berarti sosok atau posisi yang bertugas menangani segala hal yang berkaitan dengan administrasi. Jadi bila diartikan secara harfiah, Account Administrator adalah sosok yang mengurusi segala hal yang berkaitan dengan administrasi utang dan piutang. Tentunya posisi ini merupakan salah satu posisi yang sangat penting di perusahaan dan masuk di bagian akunting.

B. Tugas Account Administrator

Dalam kesehariannya bekerja, ada beberapa tugas yang harus dilakukan oleh seorang Account Administrator seperti diantaranya :

1. Mengatur Obligasi Terhadap Supplier, Costumer dan Vendor Pihak Ketiga

Dengan mendengan kata supplier, customer dan vendor saja pastinya anda sudah bisa menebak kalau pekerjaan dari seorang Account administrator ini akan berkaitan dengan pihak pihak lain yang bekerja sama dengan perusahaan. Ya benar, seorang account administrator berkewajiban untuk mengurusi segala hal yang berkaitan dengan obligasi alias kewajiban kewajiban perusahaan yang tercantum dalam perjanjian bersama customer dan supplier yang bekerja sama. Account Administrator akan memastikan dokumen kelengkapan terkait obligasi ini dan memastikan kalau hal dan kewajiban perusahaan bersama rekan bisnisnya terlaksanan dengan baik sesuai perencanaan. Obligasi ini biasanya berkaitan dengan jadwal bayar, jadwal kedatangan barang atau jasa, denda keterlambatan, dan banyak hal hal penting lainnya yang bisa anda cari sendiri.

2. Mengurus Aset Perusahaan di Bank

Selain mengurusi obligasi dengan vendor dan customer perusahaan, seorang account administrator juga bertugas untuk mengurusi semua aset perusahaan yang ada di bank. Apakah itu deposit, utang piutang, pembayaran, payroll, dan banyak hal lain yang berkaitan dengan bank. Tapi pastinya seorang account administrator tidak bisa bekerja sendiri untuk menangani hal ini. Akan dilakukan koordinasi dengan bagian payroll dan bagian bagian terkait lainnya supaya proses ini menjadi lebih efektif dan efisien.

3. Melakukan Verifikasi dan Validasi Financial Statement Dari Perusahaan

Setiap financial statement yang dikeluarkn oleh perusahaan, seorang account administrator bertugas melakukan rekonsiliasi atau penyesuaian data data yang ada dengan pernyataan yang dikeluarkan oeh perusahaan tersebut. Penyesuaian data ini bisa dilakukan dengan cara wawancara terhadap pihak pihak terkait atau dengan survei secara langsung dan melihat fakta fakta yang ada seperti misalnya kwitansi, struk, faktur, invoice, dan lain sebagainya.

4. Mengatur Akun Payable dan Receivable

Berkoordinasi dengan account staff account payable dan staff account receivable, seorang account administrator juga akan langsung turun tangan untuk menangani segala hal yang berkaitan dengan utang dan piutang perusahaan terhadap pihak lain. Inilah tugas seorang account administrator yang terakhir.

5. Mempersiapkan Mengirim dan Mendokumentasikan Invoice

Masih berkaitan dengan utang piutang yang dimiliki oleh perusahaan, seorang account administrator juga memiliki tugas untuk mempersiapkan dan mengirimkan invoice terhadap klien atau customer perusahaan. Tapi ada juga yang menjadikan ini sebagai tugas dari Staff Account Receivable. Tergantung dari kebijakan setiap perusahaan. Tapi tentunya akan sangat baik jika anda memahami hal ini juga. Setelahnya anda juga akan bertugas untuk melakukan dokumentasi dari invoice tersebut.

6. Menghubungi customer perusahaan dan memastikan pembayaran

Masih berkaitan dengan utang piutang dari perusahaan, seorang account administrator juga memiliki tugas untuk  menghubungi customer atau klien perusahaan untuk memastikan segala hal yang berkaitan dengan utang dan piutang dari dan ke perusahaan. Dalam proses penagihan mungkin akan dilakukan sistem pengingat, dan penagihan dalam bentuk lainnya.

7. Melakukan validasi alamat jika terdapat perbedaan

Jika ada perbedaan atau kesalahan dalam dokumentasi, baik itu dari segi alamat atau hal hal lainnya, seorang account administrator juga bertugas melakukan pengecekan secara berkala dengan menghubungi customer terkait.

8. Input Pajak

Jangan lupa, seorang account administrator juga memiliki tugas untuk melakukan input perpajakan dari setiap order yang berlangsung secara sukses di antara perusahaan dan klien / customernya.

9. Melaporkan status account payable dan receivable

Setelah semuanya selesai, seorang account administrator akan langsung melaksanakan tugasnya untuk melaporkan statu dari utang dan piutang yang dimiliki oleh perusahaan. Setelahnya dia akan mengupdate database akunting beserta dengan spreadsheets perusahaan sebagai bentuk dokumentasi dan bahan referensi.

C. Tanggung Jawab Account Administrator

Inilah beberapa tanggung jawab dari seorang Account Administrator yang mungkin anda tidak ketahui :

1. Memastikan proses obligasi perusahaan besama dengan supplier, customer dan vendor berjalan dengan lancar tanpa terkendala.
2. Memastikan asest perusahaan di Bank terjaga dan terdistribusi dengan baik
3. Memastikan kalau financial statement yang dikeluarkan oleh perusahaan update dan sudah direkonsiliasi.
4. Memastikan status akun receivable dan akun payable serta membuat laporannya
5. Memastikan invoice yang dikirimkan ke suplier atau customer terselesaikan tepat waktu.
6. Berkoordinasi dengan klien dan supplier atau vendor terkait proses pembayaran atau pelunasan
7. Memastikan update alamat dari klien atau vendor berjalan dengan lancar dan tersedia
8. Mengurusi tax (pajak) yang berkaitan dengan segala proses yang di handle terlaporkan dengan benar dan tepat waktu.

D. Kualifikasi Account Administrator

Ada banyak sekali pekerjaan yang harus dihandle oleh seorang account administrator dan untuk memaksimalkan pekerjaan ini agar sukses, ada beberapa kriteria yang harus dipenuhi seperti misalnya ;

1. Latar pendidikan S1 Akuntansi, atau Diploma Akuntansi dengan pengalaman di posisi yang sama selama minimal 2 tahun.
2. Memiliki pengetahuan yang sangat dalam mengenai finance atau akunting dan familiar dengan pembukuan. 
3. Memiliki pemahaman mengenai proses dan regulasi penagihan terhadap customer
4. Memiliki pengetahuan tentang software akuntansi
5. Memiliki pengetahuan yang sangat bagus tentang Microsoft Excel terutama dalam hal formulasi finansial dan membuat spreadsheet baru.
6. Memiliki ketelitian yang tinggi dan memiliki kemampuan untuk mengindentifikasi kesalahan angka.
7. Memiliki kemampuan data entry yang bagus
8. Memiliki kemampuan organisasi yang baik dan memiliki manajemen waktu yang bagus.

Inilah beberapa penjelasan yang bisa kami sampaikan mengenai jobdeskt, tugas dan tanggung jawab seorang accout administrator serta beberapa kualifikasi yang dibutuhkan. Jika artikel ini bermanfaat silakan dishare, tapi jika terdapat kesalahan atau keurangan silakan ditambahkan di kolom komentar.

Salam