Jobdesk Administrasi Proyek, Tugas Dan Tanggung Jawab

A. Sekilas Tentang Administrasi Proyek

Sebelum kita melakukan pembahasan langsung mengenai tugas admin proyek, ada baiknya adan tahu bahwa saat ini dunia konstruksi dan proyek merupakan salah satu ranah yang senantiasa mengalami peningkatan yang begitu signifikan. Ada banyak sekali proyek konstruksi yang dilakukan oleh para developer dari berbagai sektor. Ada konstruksi bangunan, jalan, perbaikan, perawatan, dan lain lain. Tentunya dibutuhkan banyak sekali tenaga ahli di dalamnya. Akan tetapi pastikan anda tahu bahwa dalam bidang usaha apapun, dibutuhkan bagian administrasi yang bertugas menunjang segala aktifitas di dalam proyek itu sendiri supaya lebih lancar. Dalam hal ini posisi admin proyek memiliki peranan yang sangat penting sebagai salah satu posisi yang menunjang kinerja proyek dari segi administratif. Lantas apa tugas dan tanggung jawab dari posisi ini sebenarnya?

B. Tugas Admin Proyek

Tugas admin proyek di dalam sebuah proyek konstruksi sangatlah penting dan tidak bisa disepelekan. Biasanya akan dibutuhkan beberapa orang admin apabila proyek yang dilakukan adalah proyek yang besar dan jangka panjang. Supaya anda tidak kaget, perlu kami beritahukan kalau biasanya seorang administrasi proyek menanggung tugas yang multi tasking. Baiklah, kita langsung saja membahas tugas dari admin proyek ini secara lebih lanjut.

1. Melakukan Proses Data Entry

Tugas pertama dari seorang admin priyek adalah melakukan proses data entry. Data yang dimansukkan adalah data yang berkaitan dengan segala hal di dalam proyek. Harus ada pendataan yang jelas dan terorganisir di dalam komputer yang dikelola oleh seorang administrasi proyek baik itu dari segi tanggal, nama data, penanggung jawab, dan banyak hal lain. Hal ini bertujuan agar data tersebut bisa segera diakses sebagai bahan rujukan apabila terdapat kesalahan dalam proses proyek konstruksi yang berlangsung.

2. Melakukan Sesi Dokumentasi

Tugas kedua dari seorang admin proyek adalah melakukan proses dokumentasi. Perlu anda tahu, proses dokumentasi ini harus berjalan secara faktual dan tidak terlambat. Dokumentasi hari itu harus dilakukan hari itu juga agar proses dalam proyek terlihat secara signifikan. Lebih jauhnya perlu anda ketahui kalau proses dokumentasi ini tidak hanya berbentuk dokumentasi foto saja melainkan juga data data dan media lainnya seperti misalkan video dan tanda tangan dari orang orang yang berkaitan dengan dokumentasi tersebut.

3. Menjaga dan Mengecek Inventory Kantor

Selanjutnya seorang admin proyek juga memiliki tugas sebagai penjaga inventori dan aset perusahaan di proyek tempat dia bekerja. Setiap aset dan fasilitas perusahaan harus di cek dengan baik supaya tidak terjadi kesalahan dan atau kehilangan. Pastikan semua inventory dan aset di cek setiap pulang kerja, atau setidaknya anda memiliki bukti kalau aset tersebut sedang digunakan oleh pihak lain agar ada yang bertanggung jawab apabila terjadi kehilangan.

4. Mengecek Biaya Operasional dan Membuat Reiburstment Ke Pusat

Tugas selanjutnya yang harus dilakukan oleh sorang admin proyek adalah melakukan pengecekan dan validasi terhadap semua biaya pengeluaran di dalam kantor selama berada di proyek seperti misalnya biaya listrik (bila ada), biaya internet, pembelian ATK, dan beragam biasaya operasional lainnya yang mungkin muncul pada saat proyek dilaksanakan. Sebagai seorang admin proyek anda harus melakukan validasi terhadap data data yang diberikan oleh pegawai yang hendak melakukan reimburstment/klaim terhadap perusahaan. Jika terdapat data yang tidak memadai atau tidak akurat, anda bisa menolaknya. Setelah data data tersebut lengkap dan terpenuhi, selanjutnya anda hanya tinggal melakukan proses reimburst dengan mengirimkan invoice ke kantor pusat.

5. Membuat Surat Jalan

Tugas admin proyek selanjutnya adalah melakukan pembuatan surat jalan dan menerima surat jalan untuk segala kendaraan yang masuk ke atau dari proyek secara jelas. Biasanya untuk memaksimalkan pekerjaan ini anda harus berkoordinasi dengan pihak security yang berjaga di pintu masuk / keluar kendaraan.

6. Membuat Data Absensi dan Lembur

Lebih jauh, seringkali anda juga harus membuat data absensi dan lembur dari karyawan yang bertugas untuk memastikan kalau biaya perusahaan benar benar terintegrasi dengan baik dan tidak ada kesalahan disini. Biasanya hal ini yang seringkali menimbulkan konflik karena di dalam proyek, seringkali anda harus melakukan banyak koordinasi dengan pihak kedua atau ke tiga. Proyek biasanya dilakukan oleh berbagai pihak dan anda harus mengkoordinasikan hal ini dengan baik secara persuasif.

7. Membuat Laporan Mingguan/Bulanan

Hal selanjutnya yang harus anda lakukan adalah membuat laporan bulanan dan mingguan dari segala aktivitas proyek yang anda lakukan. Laporan ini harus ditandatangani oleh manajer proyek dan diketahu oleh pihak pihak yang berkaitan dengan proyek yang sedang berjalan.

8. Merapikan Dokumen Dan Membuat Salinan Dari Tiap Dokumen Yang Ada

Terakhir, pastikan anda membuat salinan dari tiap dokumen yang ada agar anda tidak berpotensi untuk kehilangan data data yang anda miliki. Anda juga harus merapikan dokumen dokumen tersebut agar bisa diakses dengan mudah bilamana sewaktu waktu dibutuhkan.

C. Tanggung Jawab Admin Proyek

Dalam kesehariannya bekerja, seorang admin proyek memiliki beberapa tanggung jawab yang harus diemban. cek daftar di bawah ini untuk lebih jelasnya.

1. Memastikan semua data proyek diinput ke komputer

2. Memastikan Dokumentasi dari kegiatan proyek berjalan dengan baik dan lancar

3. Memastikan semua inventory kantor terjaga dengan baik

4. memastikan semua reimburstment / klaim ke kantor pusat terorganisir secara faktual.

5. Memastikan dokumentasi surat jalan berjalan dengan lancar

6. Memastikan laporan absensi dan lembur ada

7. Memastikan kalau laporan bulanan ada

8. Memastikan semua dokumen terduplikasi dan terjaga dengan baik.

D. Kualifikasi Admin Proyek

Perlu anda ketahui, meskipun seorang admin proyek adalah posisi yang krusial di dalam sebuah proyek konstruksi yang berlangsung, biasanya perusahaan konstruksi tidak mematok kualifikasi khusus secara pendidikan. Seorang kandidat lulusan SMA akan lebih disukai dari pada serorang kandidat berpendidikan lebih tinggi tapi tidak memiliki pengalaman. Tapi tentunya seorang berpendidikan tinggi dengan pengalaman yang sama akan jauh lebih dipertimbangkan. Hal ini dikarenakan proyek konstruksi merupakan sebuah lokasi kerja yang penuh pressure dan tidak bisa anda sepelekan kesibukannya. Dibutuhkan seorang yang multi tasking dan memiliki kemampuan negosiasi dan pendekatan yang bagus. 

Inilah beberapa penjelasan yang bisa kami sampaikan terkait Jobdesk, Tugas dan Tanggung jawab seorang admin proyek. Jika artikel ini bermanfaat silakan di share, tapi jika terdapat kesalahan atau kekurangan, bisa anda tambahkan di kolom komentar. 

Salam.