Jobdesk Account Payable Specialist, Tugas dan Tanggung Jawab

Dari sekian banyak posisi penting di perusahaan, salah satunya adalah Account Payable Specialist. Posisi satu ini memiliki fungsi yang sangat krusial dan berdampak besar terhada kelancaran operasional perusahaan.

Posisi satu ini ada di hampir semua perusahaan, khususnya di divisi akunting dan penagihan.Jadi ranah kerjanya cukup luas. Tidak hanya perusahaan pembiayaan atau perbankan saja yang harus memiliki pegawai di posisi tersebut.

Pengertian Account Payable Specialist

Account Payable Specialist adalah seorang profesional yang mengelola pengeluaran organisasi dengan menganalisis faktur dan menyelesaikan perbedaan akuntansi di perusahaan. Keberadaan posisi ini menjamin kelancaran arus kas dan operasional perusahaan.

Tanggung Jawab Account Payable Specialist

Sebagaimana posisi lain yang ada di perusahaan, tentu saja ada tanggung jawab yang wajib diemban oleh seorang Account Payable Specialist. Sejauh ini, ada tiga tanggung jawab utama yang harus dipenuhi oleh posisi tersebut ketika bekerja di perusahaan. 

• Membandingkan laporan sistem dengan saldo dan memverifikasi entri
• Berkolaborasi dengan departemen internal untuk mengumpulkan, menganalisis, dan menafsirkan data keuangan
• Menerima, memproses, memverifikasi, dan mendamaikan faktur

Ringkasan Pekerjaan Account Payable Specialist

Ketika menjalani pekerjaannya sehari-hari, seorang Account Payable Specialist akan bekerja dengan tim. Mereka juga akan berkolaborasi dengan departemen Akuntansi perusahaan untuk mengawasi pengeluaran dana dan kas operasional secara detail.

Account Payable Specialist juga harus melakukan pengawasan dan memproses pembayaran, memverifikasi faktur, dan melakukan rekonsiliasi akun sesuai kebutuhan perusahaan. Jadi ketelitian tingkat tinggi benar-benar dibutuhkan dalam prosesnya. 

Sebagai seorang Account Payable Specialist, Anda akan bekerja dengan tim akuntansi perusahaan untuk memastikan pengeluaran perusahaan menjadi sangat akurat. Posisi satu ini juga harus memastikan kalau praktik akuntansi perusahaan memiliki standarisasi khusus sesuai kebijakan.

Tugas Account Payable Specialist

Ketika memegang posisi ini, tentu saja ada beberapa tugas utama yang harus anda jalani di setiap harinya. Berdasarkan informasi yang kami dapatkan dari mereka yang berpengalaman, berikut ini beberapa tugas utama dari posisi tersebut.

• Membebankan biaya ke akun dan pusat biaya dan mengontrol pengeluaran kas kecil
• Melakukan verifikasi akun vendor, bayar vendor, dan selesaikan pesanan pembelian, faktur, atau perbedaan pembayaran
• Menerbitkan amandemen pesanan pembelian dan hentikan pembayaran
• Memantau klaim biaya penggajian, termasuk uang muka gaji dan pembayaran lembur
• Melakukan Rekonsiliasi transaksi akun dengan buku besar
• Melakukan pencatatan dan menyiapkan laporan keuangan
• Tetap terinformasi tentang persyaratan peraturan dan praktik terbaik dalam akuntansi

Persyaratan dan Keterampilan Account Payable Specialist

Karena memiliki fungsi yang sangat krusial, sudah tentu persyaratan dan kualifikasi yang harus dipenuhi oleh seorang Account Payable Specialist tidak main-main. Berikut ini beberapa persyaratan utama yang harus dipenuhi oleh mereka yang hendak mengisi posisi tersebut di perusahaan. Pastikan untuk memiliki seluruhnya jika anda ingin diterima pada posisi ini.

• Pengalaman kerja yang terbukti sebagai Account Payable Scpecialist atau peran serupa
• Kompetensi tingkat lanjut dalam perangkat lunak akuntansi dan manajemen bisnis
• Pengetahuan mendalam tentang prinsip-prinsip hutang dagang, standar akuntansi dan peraturan industri
• Pengalaman luas dalam rekonsiliasi akun
• Keterampilan manajemen waktu dan organisasi yang hebat
• Kolaborasi yang sangat baik dan kemampuan komunikasi
• Pelatihan dan/atau sertifikasi yang relevan sebagai Account Payable Specialist

Pertanyaan yang Sering Diajukan

1. Apa yang dilakukan Account Payable Scpecialist?

Account Payable Scpecialist adalah bagian dari tim akuntansi dan mengawasi transaksi keuangan organisasi sehari-hari, termasuk hutang, rekonsiliasi kartu kredit perusahaan dan tugas khusus lainnya.

2. Apa tugas dan tanggung jawab Account Payable Scpecialist?

Account Payable Scpecialist bertanggung jawab untuk berkolaborasi dengan berbagai departemen untuk mengumpulkan dan menganalisis berbagai data keuangan untuk memastikan keuangan organisasi teratur. Mereka juga dapat mengawasi pembayaran ke vendor, mengontrol pengeluaran kas kecil dan menyelesaikan perbedaan pembayaran.

3. Bagaimana Kriteria Account Payable Scpecialist yang baik?

Account Payable Scpecialist yang baik harus memiliki pemahaman yang baik tentang praktik akuntansi dan rekonsiliasi. Mereka juga harus berorientasi pada detail karena mereka akan meninjau banyak dokumen keuangan.

4. Dengan siapa Account Payable Scpecialist bekerja?

Account Payable Scpecialist akan bekerja sama dengan profesional keuangan, seperti Akuntan, dalam sebuah organisasi untuk membantu mengelola pengeluaran organisasi.