Jobdesk Sales Taking Order : Pengertian, Tugas dan Tanggung Jawab, Gaji, Kendala, Tips

Sales TO atau Sales Taking Order merupakan salah satu profesi di bidang penjualan yang bertanggung jawab untuk menerima pesanan atau order dari pelanggan. 

Seorang Sales TO biasanya bekerja di industri retail atau perdagangan dan memiliki tugas untuk menjual produk atau layanan dari perusahaan yang dia wakili.

Tugas seorang Sales TO tidak hanya terbatas pada menerima pesanan saja, namun juga melibatkan kegiatan pemasaran dan promosi produk. 

Mereka juga bertanggung jawab untuk memastikan kepuasan pelanggan dengan memproses order dengan cepat dan tepat, serta mengkoordinasikan dengan tim produksi atau logistik agar pesanan dapat diproses dengan lancar.

Keberhasilan seorang Sales TO dalam menjalankan tugasnya sangat dipengaruhi oleh kemampuan komunikasinya dengan pelanggan. 

Seorang Sales TO yang baik harus memiliki kemampuan interpersonal yang baik dan dapat menjalin hubungan baik dengan pelanggan. 

Mereka juga harus mampu memahami kebutuhan dan keinginan pelanggan serta memberikan solusi terbaik yang dapat memuaskan pelanggan.

Pengertian Sales TO atau Sales Taking Order

Profesi Sales TO atau Sales Taking Order berasal dari bahasa Inggris. Sales berasal dari kata sell yang berarti menjual, sedangkan TO merupakan kependekan dari Taking Order yang berarti menerima pesanan. 

Jadi, Sales TO dapat diartikan sebagai seseorang yang bertanggung jawab untuk menjual produk atau layanan, serta menerima pesanan dari pelanggan. 

Pekerjaan Sales TO biasanya terkait dengan bidang perdagangan atau retail, dan menjadi bagian penting dalam menjaga keberlangsungan bisnis perusahaan.

Tugas Sales TO

Untuk memaksimalkan penjualan produk perusahaan, Tentu aja ada banyak sekali tugas utama yang harus dilaksanakan oleh seorang Sales TO. Berikut ini deretan tugas utama yang waji dilaksanakan oleh mereka yang mengisi posisi tersebut : 

1. Menerima pesanan dari pelanggan

Sales TO bertanggung jawab untuk menerima pesanan dari pelanggan, baik melalui telepon, email, atau secara langsung. Mereka harus mampu mendengarkan dengan baik dan memahami kebutuhan pelanggan serta memberikan solusi terbaik untuk memuaskan pelanggan.

2. Mempromosikan produk

Sebagai bagian dari tim penjualan, Sales TO harus mampu mempromosikan produk atau layanan yang ditawarkan kepada pelanggan. Mereka harus dapat memberikan penjelasan yang jelas dan persuasif mengenai kelebihan produk, serta mengidentifikasi kebutuhan dan keinginan pelanggan.

3. Membuat penawaran

Setelah memahami kebutuhan pelanggan, Sales TO harus dapat membuat penawaran yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran pelanggan. Penawaran ini harus mencakup rincian produk atau layanan yang ditawarkan, harga, serta jangka waktu pengiriman.

4. Menjaga hubungan dengan pelanggan

Sales TO harus dapat menjalin hubungan yang baik dengan pelanggan dan menjaga komunikasi yang terbuka. Mereka harus dapat merespon pertanyaan atau keluhan pelanggan dengan cepat dan membantu mengatasi masalah yang timbul.

5. Mengkoordinasikan dengan tim produksi atau logistik

Setelah menerima pesanan, Sales TO harus mengkoordinasikan dengan tim produksi atau logistik untuk memproses pesanan dengan tepat waktu dan memastikan pengiriman produk yang tepat.

6. Memantau dan melaporkan penjualan

Sales TO harus memantau penjualan dan melaporkan hasilnya secara berkala kepada atasan. Hal ini berguna untuk mengetahui kinerja penjualan dan membuat perencanaan ke depan.

7. Menjaga hubungan baik dengan rekan kerja

Sales TO harus dapat bekerja sama dengan rekan kerja dan tim penjualan lainnya untuk mencapai target penjualan perusahaan.

Tugas-tugas di atas merupakan beberapa tugas umum yang harus dilakukan oleh Sales TO. Namun, tugas-tugas ini dapat berbeda-beda tergantung pada industri dan perusahaan yang bersangkutan.

Tanggung Jawab Sales TO

Sebagai seorang Sales TO atau Sales Taking Order, ada beberapa tanggung jawab yang harus diemban. Berikut adalah beberapa di antaranya:

• Memperkenalkan dan mempromosikan produk atau layanan kepada pelanggan.
• Menerima pesanan dan memproses transaksi penjualan.
• Memberikan informasi yang lengkap dan jelas mengenai produk atau layanan yang ditawarkan kepada pelanggan.
• Membuat penawaran harga yang sesuai dengan kebutuhan pelanggan.
• Menjaga hubungan yang baik dengan pelanggan dan menciptakan pengalaman positif dalam setiap interaksi.
• Memantau perkembangan penjualan dan mengambil tindakan yang diperlukan untuk mencapai target penjualan.
• Menjalin kerja sama dengan tim produksi atau logistik untuk memastikan pesanan dapat diproses dan dikirimkan dengan tepat waktu.
• Menjaga kebersihan dan kerapian tempat kerja, serta mengelola persediaan produk atau stok yang tersedia.
• Melakukan tindakan pencegahan dan pengendalian terhadap kerugian atau pencurian barang yang dijual.
• Melaporkan aktivitas penjualan secara teratur kepada atasan, dan mempersiapkan laporan penjualan atau analisis penjualan yang dibutuhkan oleh perusahaan.

Tanggung jawab Sales TO dapat bervariasi tergantung pada industri atau jenis produk yang dijual. Namun, secara umum, Sales TO bertanggung jawab untuk menjual produk atau layanan, serta memberikan pengalaman yang positif kepada pelanggan. 

Untuk berhasil dalam peran ini, Sales TO harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik, kemampuan bernegosiasi, dan keterampilan organisasi yang baik.

Kualifikasi Sales TO

Sebagai seorang Sales TO, ada beberapa kualifikasi dan keterampilan yang harus dimiliki untuk sukses dalam pekerjaan ini. Berikut adalah beberapa di antaranya:

1. Kualifikasi pendidikan

Tidak ada kualifikasi pendidikan formal khusus yang dibutuhkan untuk menjadi Sales TO. Namun, sebagian besar perusahaan membutuhkan setidaknya lulusan SMA atau sederajat. Beberapa perusahaan juga mempertimbangkan lulusan perguruan tinggi atau kursus pelatihan yang terkait dengan penjualan atau pemasaran.

2. Pengalaman kerja

Pengalaman kerja dalam bidang penjualan atau pelayanan pelanggan sangat dihargai oleh perusahaan. Pengalaman kerja dapat membantu calon Sales TO untuk memahami dinamika bisnis dan mengembangkan keterampilan penjualan yang diperlukan.

3. Kemampuan komunikasi

Kemampuan komunikasi yang baik sangat penting bagi seorang Sales TO. Mereka harus dapat berkomunikasi dengan jelas, persuasif, dan efektif dengan pelanggan, serta dapat mendengarkan dengan baik dan memahami kebutuhan pelanggan.

4. Kemampuan bernegosiasi

Seorang Sales TO harus mampu bernegosiasi dengan baik dalam memenuhi kebutuhan pelanggan dan menjual produk atau layanan. Mereka harus dapat membaca situasi dan mengadaptasi gaya negosiasi mereka sesuai dengan kebutuhan pelanggan.

5. Keterampilan organisasi

Seorang Sales TO harus memiliki keterampilan organisasi yang baik untuk memproses pesanan dengan tepat waktu dan menjaga kebersihan dan kerapian tempat kerja. Mereka juga harus dapat mengelola stok produk dengan baik dan mengambil tindakan pencegahan dan pengendalian terhadap kerugian atau pencurian barang.

6. Keterampilan teknis

Sales TO harus memiliki pengetahuan yang cukup tentang produk atau layanan yang mereka jual dan dapat memberikan informasi yang jelas dan akurat kepada pelanggan. Mereka juga harus menguasai aplikasi komputer dan perangkat lunak yang digunakan dalam proses penjualan dan pengelolaan stok.

7. Keterampilan interpersonal

Seorang Sales TO harus dapat membangun hubungan yang baik dengan pelanggan dan rekan kerja. Keterampilan interpersonal yang baik dapat membantu mereka mengatasi masalah atau konflik yang muncul dan menjaga lingkungan kerja yang positif.

Kualifikasi dan keterampilan di atas dapat membantu seorang Sales TO untuk berhasil dalam pekerjaannya. Namun, setiap perusahaan mungkin memiliki persyaratan khusus yang berbeda, dan dapat mempertimbangkan faktor-faktor lain seperti kepribadian dan bakat.

Berapa Nominal Target Bulanan Sales TO

Target bulanan Sales TO bervariasi tergantung pada perusahaan, industri, dan produk atau layanan yang dijual. Biasanya, target penjualan Sales TO ditentukan oleh manajer penjualan dan didasarkan pada penjualan historis, tren pasar, dan proyeksi bisnis.

Sebagai contoh, dalam industri ritel, target penjualan bulanan seorang Sales TO dapat berkisar antara Rp 50 juta hingga Rp 200 juta, tergantung pada jenis produk yang dijual dan tingkat persaingan di pasar. 

Di industri jasa, seperti asuransi atau layanan keuangan, target penjualan bulanan dapat lebih tinggi, mencapai ratusan juta atau bahkan miliaran rupiah.

Namun, target penjualan bukanlah jumlah yang diberikan secara statis dan bisa berubah-ubah setiap bulan tergantung pada situasi pasar dan kondisi bisnis. Target penjualan yang realistis harus mempertimbangkan berbagai faktor, seperti kondisi ekonomi, persaingan, dan perubahan perilaku konsumen.

Untuk mencapai target penjualan, Sales TO harus membuat rencana penjualan yang terstruktur, memahami produk atau layanan yang mereka jual, mengidentifikasi pelanggan potensial, dan melakukan tindakan pemasaran dan promosi yang efektif. 

Sales TO juga harus membangun hubungan baik dengan pelanggan, memahami kebutuhan mereka, dan memberikan layanan pelanggan yang baik untuk meningkatkan kepercayaan dan kesetiaan pelanggan.

Struktur Jabatan Sales TO

Struktur jabatan Sales TO atau Sales Taking Order biasanya tergantung pada perusahaan dan industri tempat mereka bekerja. Namun, secara umum, struktur jabatan Sales TO terdiri dari beberapa level, yaitu:

• Sales TO Junior atau Sales Representative: Level pertama dari struktur jabatan Sales TO biasanya adalah Sales TO Junior atau Sales Representative. Mereka biasanya baru memulai karir mereka sebagai Sales TO dan bertanggung jawab untuk mencari pelanggan baru dan menjual produk atau layanan perusahaan kepada mereka.
• Sales TO Senior atau Senior Sales Representative: Setelah beberapa tahun berpengalaman sebagai Sales TO Junior, mereka dapat dipromosikan menjadi Sales TO Senior atau Senior Sales Representative. Mereka bertanggung jawab untuk mencapai target penjualan yang lebih tinggi dan mengelola beberapa akun pelanggan penting.
• Sales TO Manager: Sales TO Manager bertanggung jawab untuk mengelola tim Sales TO dan memastikan bahwa target penjualan perusahaan tercapai. Mereka juga mengembangkan strategi penjualan dan melatih tim Sales TO untuk meningkatkan kinerja mereka.
• Sales TO Director: Sales TO Director bertanggung jawab untuk mengawasi seluruh tim penjualan perusahaan dan memastikan bahwa strategi penjualan sesuai dengan visi dan misi perusahaan. Mereka juga terlibat dalam pengambilan keputusan strategis dan membantu perusahaan dalam mencapai target penjualan jangka panjang.

Dalam beberapa perusahaan, ada juga jabatan lain seperti Sales TO Coordinator atau Sales TO Assistant yang membantu Sales TO dalam menjalankan tugas-tugas administratif mereka. Namun, struktur jabatan Sales TO dapat bervariasi tergantung pada ukuran perusahaan dan industri tempat mereka bekerja.

Software atau Aplikasi yang Harus Dikuasai Sales TO

Seorang Sales TO harus menguasai beberapa software dan aplikasi yang dapat membantu mereka dalam menjalankan pekerjaan sehari-hari. Beberapa software dan aplikasi yang perlu dikuasai oleh Sales TO antara lain:

1. Customer Relationship Management (CRM)

CRM adalah software yang memungkinkan Sales TO untuk mengelola dan memantau aktivitas penjualan, hubungan pelanggan, dan pipeline penjualan mereka. Dengan CRM, Sales TO dapat melacak progres penjualan mereka, mengetahui riwayat pelanggan, dan mengidentifikasi peluang penjualan baru.

2. Sales Force Automation (SFA)

SFA adalah software yang membantu Sales TO dalam mengotomatisasi tugas-tugas administratif mereka, seperti memasukkan pesanan, mengirim email, dan mengelola data pelanggan. Dengan SFA, Sales TO dapat menghemat waktu dan mengoptimalkan produktivitas mereka.

3. Social Media Management Tools

Social media dapat menjadi alat pemasaran yang efektif bagi Sales TO. Oleh karena itu, penting bagi mereka untuk menguasai alat manajemen media sosial seperti Hootsuite, Buffer, atau Sprout Social. Dengan alat ini, Sales TO dapat mengatur posting, memantau respons, dan menganalisis kinerja kampanye pemasaran di media sosial.

4. Microsoft Office Suite

Microsoft Office Suite seperti Excel, Word, dan PowerPoint merupakan aplikasi yang sangat penting bagi Sales TO. Dalam Excel, Sales TO dapat membuat dan mengelola laporan penjualan, menghitung komisi, dan memvisualisasikan data penjualan. Dalam Word, Sales TO dapat membuat proposal penjualan, brosur, dan dokumen lainnya. Sementara dalam PowerPoint, Sales TO dapat membuat presentasi penjualan yang menarik.

5. Email Marketing Tools

Email marketing merupakan cara efektif untuk berkomunikasi dengan pelanggan. Oleh karena itu, Sales TO harus menguasai alat email marketing seperti Mailchimp, Constant Contact, atau Sendinblue. Dengan alat ini, Sales TO dapat mengirim email pemasaran, melacak respons pelanggan, dan menganalisis kinerja kampanye email mereka.

6. Virtual Meeting Tools

Dalam era pandemi COVID-19, virtual meeting menjadi hal yang sangat penting bagi Sales TO. Oleh karena itu, Sales TO harus menguasai alat virtual meeting seperti Zoom, Google Meet, atau Microsoft Teams. Dengan alat ini, Sales TO dapat melakukan pertemuan dengan pelanggan atau prospek dari jarak jauh.

Menguasai software dan aplikasi ini dapat membantu Sales TO dalam meningkatkan efisiensi, produktivitas, dan hasil penjualan mereka. 

Gaji Sales TO

Gaji Sales TO dapat bervariasi tergantung pada berbagai faktor, termasuk industri, pengalaman kerja, wilayah geografis, dan ukuran perusahaan tempat mereka bekerja. Namun, secara umum, gaji Sales TO di Indonesia rata-rata sekitar Rp 3 juta hingga Rp 6 juta per bulan.

Perusahaan besar atau internasional cenderung memberikan gaji yang lebih tinggi daripada perusahaan kecil atau startup. Selain itu, Sales TO dengan pengalaman kerja yang lebih banyak atau keterampilan khusus dalam penjualan atau pemasaran juga dapat memperoleh gaji yang lebih tinggi.

Seringkali, gaji Sales TO juga disertai dengan insentif atau bonus berdasarkan pencapaian target penjualan. Jadi, semakin sukses seorang Sales TO dalam menjual produk atau layanan, semakin besar pula potensi penghasilannya.

Namun, perlu diingat bahwa gaji hanyalah salah satu aspek dari kompensasi karyawan. Perusahaan mungkin juga menawarkan manfaat lain seperti asuransi kesehatan, cuti, atau program pengembangan karir. 

Selain itu, Sales TO yang memiliki kemampuan dan keterampilan yang baik juga dapat memiliki peluang untuk memajukan karir mereka di bidang penjualan atau pemasaran.

Kendala Menjadi Sales TO

Menjadi seorang Sales TO bisa sangat menantang karena pekerjaan ini melibatkan berbagai tantangan dan kendala yang harus dihadapi setiap hari. Beberapa kendala yang mungkin dihadapi oleh seorang Sales TO antara lain:

1. Persaingan yang Ketat

Dalam industri apa pun, persaingan selalu ada. Seorang Sales TO harus berkompetisi dengan banyak pesaing lainnya untuk mendapatkan pelanggan dan mencapai target penjualan. Persaingan yang ketat ini dapat menyulitkan seorang Sales TO untuk menarik perhatian pelanggan dan menjual produk atau layanan mereka.

2. Target Penjualan yang Tinggi

Seorang Sales TO harus mencapai target penjualan yang ditetapkan oleh perusahaan, yang seringkali cukup tinggi dan sulit dicapai. Hal ini menuntut kinerja yang terus-menerus dan tekanan yang konstan untuk mencapai hasil yang diharapkan.

3. Tekanan Waktu

Seorang Sales TO seringkali memiliki jadwal yang sangat padat dan harus menghabiskan waktu untuk menjual produk atau layanan mereka kepada pelanggan potensial. Tekanan waktu yang tinggi ini dapat menyebabkan kelelahan dan stres.

4. Ketidakpastian Ekonomi

Ketidakpastian ekonomi dapat mempengaruhi keputusan pembelian pelanggan dan mengurangi keinginan mereka untuk membeli produk atau layanan. Hal ini dapat membuat pekerjaan seorang Sales TO menjadi lebih sulit karena mereka harus terus beradaptasi dengan perubahan pasar.

5. Pelanggan yang Sulit

Seorang Sales TO harus menangani berbagai tipe pelanggan, termasuk pelanggan yang sulit, yang mungkin tidak mudah untuk didekati atau meyakinkan. Ini dapat mempengaruhi motivasi dan kepercayaan diri seorang Sales TO.

Mengatasi kendala-kendala ini membutuhkan keterampilan, kesabaran, dan ketekunan. Seorang Sales TO yang sukses harus dapat beradaptasi dengan situasi yang berubah-ubah, memiliki kemampuan untuk berkomunikasi dengan baik, dan mampu membangun hubungan yang baik dengan pelanggan.

Tips Menjadi Sales TO yang Sukses

Berikut adalah beberapa tips yang dapat membantu Anda menjadi sales TO yang sukses:

• Kenali produk atau layanan yang Anda jual dengan baik: Pastikan Anda memiliki pemahaman yang baik tentang produk atau layanan yang Anda jual sehingga Anda dapat menjelaskan dengan jelas keuntungan dan manfaat yang diperoleh pelanggan.
• Buat target penjualan yang realistis: Tentukan target penjualan yang realistis dan terukur. Hal ini akan membantu Anda untuk fokus pada upaya penjualan dan menjaga motivasi Anda untuk mencapai target tersebut.
• Fokus pada pelanggan: Fokus pada pelanggan dan berikan solusi yang sesuai dengan kebutuhan dan keinginan mereka. Cobalah untuk membangun hubungan yang kuat dengan pelanggan dan jangan hanya berfokus pada menjual produk atau layanan saja.
• Jadilah ahli dalam presentasi: Pelajari teknik presentasi yang baik dan efektif, sehingga Anda dapat menjelaskan produk atau layanan dengan jelas dan meyakinkan pelanggan.
• Berkomunikasi dengan baik: Komunikasi yang baik sangat penting dalam pekerjaan sebagai sales TO. Pastikan Anda selalu siap menjawab pertanyaan pelanggan dengan baik dan memberikan informasi yang diperlukan secara jelas.
• Jangan menyerah pada penolakan: Dalam pekerjaan sebagai sales TO, Anda akan menghadapi banyak penolakan. Jangan biarkan penolakan tersebut mempengaruhi motivasi Anda untuk mencapai target penjualan.
• Belajar terus-menerus: Selalu cari tahu tren terbaru dalam industri Anda dan terus belajar tentang produk atau layanan Anda. Hal ini akan membantu Anda untuk menjadi lebih percaya diri dan memberikan nilai tambah bagi pelanggan.
• Berikan pelayanan yang baik: Berikan pelayanan yang baik kepada pelanggan Anda, baik sebelum maupun sesudah penjualan. Ini akan membantu membangun hubungan yang kuat dan memperoleh pelanggan setia.

Dengan menerapkan tips di atas, Anda dapat meningkatkan keterampilan Anda sebagai sales TO dan meningkatkan kesuksesan dalam karir Anda.